مكتب العميد
يرتبط تنظيميًا بالعميد، ويقوم بكافة الأعمال الإدارية الخاصة بالعميد ويضم كلا من:
- أ. سعد الخرجي مدير المكتب
- أ. عبدالعزيز الغامدي وحدة الاتصالات الإدارية
- أ. سالم الزهراني وحدة الاتصالات الإدارية
- أ. فرج محمد وحدة السكرتارية
- أ. فهد الخالدي وحدة السكرتارية
مدير المكتب:
- استقبال وتنظيم عرض المعاملات على العميد حسب أولوية كل منها، وتنفيذ توجيهات العميد عليها.
- استقبال وإعداد الردود على المعاملات السرية الموجهة للعميد.
- إعداد الخطابات والرد على المعاملات بتوقيع العميد، والتنسيق مع المختصين في العمادة لتهيئة الملفات والمعلومات اللازمة لإعداد الردود على المعاملات.
- إعداد الكراسات الخاصة بمشاريع العمادة ومشاريع الجامعة التي تتطلب تجهيزات تقنية وبرمجية، حسب نماذج نظام المنافسات والمشتريات الحكومية بالتنسيق مع إدارة المشتريات والمناقصات والعقود بالجامعة.
- إعداد محاضر اللجنة الفنية بالعمادة.
- إحصاء وفرز طلبات واحتياج كافة جهات الجامعة لأجهزة الحاسب الآلي وملحقاته.
- متابعة المعاملات التي يوجه العميد بمتابعتها حسب درجة الأولوية والأهمية لكل منها.
- التواصل مع الجهات ذات العلاقة بأعمال العميد، داخل وخارج العمادة.
- الإشراف على عمل منسوبي المكتب، وتوزيع المهام بينهم.
وحدة الاتصالات الإدارية:
- استقبال وطباعة الوارد والمعاملات الموجهة للعميد في نظام المراسلات.
- توزيع المعاملات داخل العمادة ورقيًا وإلكترونيًا حسب توجيه العميد.
- تصدير وإرسال المعاملات والتعاميم الصادرة من العميد ومتابعتها حسب التوجيه.
- حفظ وأرشفة كافة المعاملات حسب المعايير المعتمدة وبشكل يسهل استرجاعها.
- الرد على استعلامات وحدة السكرتارية والمراجعين بخصوص المعاملات.
وحدة السكرتارية:
- تنظيم مواعيد الزيارات والاجتماعات الخاصة بالعميد.
- استقبال المراجعين والتواصل معهم وترتيب مواعيد استقبال العميد.
- تنسيق مواعيد اجتماعات اللجان والجهات مع العميد.
- إدارة جدول أعمال العميد للفترات المقبلة، واطلاعه عليه بشكل مستمر حسب ما يستجد.
- متابعة القرارات الخاصة بالعميد ومتابعة صرف مستحقاته وتنظيم حجوزاته.