أقسام الإدارة

 

الوحدات التنظيمية لإدارة المنح الدراسية

الوصف العام:  

هي وحدات ذات طابع خاص تقوم بمهام محددة تعين إدارة المنح الخارجية على تحقيق رؤيتها ورسالتها وأهدافها.  

المرجعية الإدارية:

تتبع هذه الوحدات إدارياً سعادة المشرف العام على إدارة المنح، وهي على النحو التالي:

• وحدة الشؤون الأكاديمية:

  التعريف بالوحدة:

  هي وحدة تختص بمتابعة الشؤون الأكاديمية لطلبة المنح الدراسية وانتظامهم في دراستهم، وتقديم الدعم اللازم لهم في برامجهم الدراسية بكلياتهم المختلفة سواء بوحدة اللغة العربية أو برامج البكالوريوس أو برامج الدراسات العليا.

      أهداف الوحدة:

• تقديم جميع تسهيلات القبول والتسجيل لطلبة المنح الدراسية.

• تمكين طلبة المنح من مواصلة دراستهم ببرامجهم الدراسية بنجاح.

• تلقي استفسارات طلبة المنح والإجابة عليها وتقديم الدعم اللازم لهم.

• التواصل مع منسقي الكليات لطلبة المنح لمتابعة انتظامهم في دراستهم.

• الإشراف على إجراءات تخرج طلبة المنح المتوقع تخرجهم وتقديم التسهيلات اللازمة لهم.

  مهام الوحدة:

• اقتراح فترة الإعلان عن فتح باب القبول لطلبة المنح ومتابعة إجراءات تسجيل الرغبات ورفعها للوزارة.

• تنفيذ سياسة إدارة المنح والجامعة للقبول، والتنسيق مع عمادة القبول والتسجيل وكليات الجامعة (عدا الصحية) لمرحلة القبول من حيث الأعداد والشروط المطلوبة لكل كلية بما يتفق مع سياسة الجامعة للقبول ونسب الاستيعاب.

• إحالة طلبة المنح المستجدين إلى الإدارة الطبية للفحص الطبي اللازم لعملية القبول.

• إعداد قوائم بأسماء الطلبة المقبولين ببرامج المنح الدراسية وتصنيفهم وفقاً لجنسياتهم ودولهم ورغباتهم الدراسية.

• توفير قاعدة معلومات وبيانات عن طلبة المنح بالجامعة تكون مرجعية لاتخاذ القرارات ذات العلاقة.

• النظر في طلبات الاعتذار والانسحاب والتأجيل والبت فيها.

• متابعة الشؤون الأكاديمية والتعليمية لطلبة المنح وفقاً لبرامجهم الدراسية بكلياتهم المختلفة.

• تذليل العقبات التي تقابل طلبة المنح أثناء دراستهم وتقديم كافة التسهيلات لهم.

• التواصل المستمر مع منسقي الكليات لطلبة المنح للوقوف على جوانب القوة والضعف أثناء دراستهم.

• حصر مشكلات طلبة المنح والعمل على دراسة أبعادها وتقديم الحلول المناسبة لعلاجها.

• تلقي مقترحات طلبة المنح واستفساراتهم والعمل على تلبيتها بعد دراستها وتحليلها.

• عقد اجتماعات دورية مع منسقي طلبة المنح بكليات الجامعة لدراسة ومناقشة سير دراسة الطلبة ببرامجهم المختلفة وسُبل تطوير الأداء.

• تحرير محاضر للاجتماعات الدورية وكتابة التقارير السنوية عن متابعة سير وانتظام طلبة المنح أثناء دراستهم.

• متابعة إجراءات تخرج طلبة المنح المتوقع تخرجهم وتقديم التسهيلات اللازمة لهم وتحديد آليات التواصل معهم بعد التخرج.

• استقبال طلبات الترقية لمنح دراسية ودراستها وإبداء الرأي فيها.

• متابعة من يصدر بحقهم قرار طي القيد للذين انتهت علاقتهم الدراسية بالجامعة لاستكمال إجراءات سفرهم.

• وحدة الرعاية الطلابية:

   التعريف بالوحدة:

  هي وحدة تختص بالتخطيط للرعاية الاجتماعية والثقافية والرياضية الطلابية واكتشاف مواهب طلبة المنح وتنميتها وصقلها ورعايتها واستثمار طاقاتهم الإبداعية ودمج طلبة الدول المختلفة مع بعضهم البعض وخلق روح الفريق الجماعي التعاوني الواحد.

   أهداف الوحدة:

  تتعدد أهداف وحدة الرعاية الطلابية ولها على الأخص ما يلي:

• إعداد خطة الرعاية الطلابية كل عام بما يتناسب مع تلبية وتنمية مواهب طلبة المنح وهواياتهم وصقل شخصياتهم.

• تقديم الرعاية الاجتماعية والثقافية والرياضية لطلبة المنح لدمجهم مع نظرائهم من الطلاب السعوديين.

• استثمار طاقات طلبة المنح الإبداعية في المجالات الاجتماعية والثقافية والرياضية وتمثيل الجامعة في المسابقات الإقليمية والدولية.

• المشاركة في إقامة الفعاليات الطلابية والاندماج في الأنشطة التي تقدمها الجامعة.

  مهام الوحدة:

  في ضوء تعريف الوحدة وأهدافها تتبلور مهامها فيما يلي:

• وضع الخطط السنوية للرعاية الاجتماعية والثقافية والرياضية لطلبة المنح ومتابعة تنفيذها على مدار العام الجامعي.

• الإشراف على جميع سُبل الرعاية الاجتماعية والثقافية والرياضية المقدمة لطلبة المنح بالجامعة.

• التنسيق والتعاون مع عمادة شؤون الطلاب في كل ما يختص بدعم الرعاية الطلابية لطلبة المنح بهدف دمجهم مع الطلبة السعوديين المنتظمين.

• التنسيق مع وحدة السفر بشأن استصدار إقامات طلبة المنح وتأشيرات الخروج والعودة والخروج النهائي وإصدار تذاكر السفر لهم.

• التنسيق والتعاون مع الجهات الفاعلة داخل وخارج الجامعة من أجل تيسير وتلبية متطلبات الوافدين ومرافقيهم وتقديم الدعم اللازم في السكن والإعاشة وصرف المستحقات المالية لهم.

• المساهمة في تنمية طلبة المنح سلوكياً ومعرفياً واجتماعياً وثقافياً ووجدانياً في ظل المبادئ الإسلامية السمحة.

• توثيق العلاقة مع الجامعات الأخرى من أجل دعم الشراكة فيما بينهم في مجال الرعاية الاجتماعية والرياضية لطلبة المنح وتبادل الزيارات بين الجامعات السعودية.

• تنظيم المسابقات في مجال الرعاية الطلابية وتشجيع الهوايات والمواهب المتميزة وتوفير الدعم اللازم لتنمية مواهب طلبة المنح وهواياتهم ورعايتهم اجتماعياً وثقافياً ورياضياً.

• تنظيم الرحلات التثقيفية لطلبة المنح بهدف توعيتهم بما تشهده المملكة من نهضة علمية واقتصادية وسياسية واجتماعية وصحية ودينية.

• دعم التواصل مع الخريجين من طلبة المنح في دولهم ومتابعة إنجازاتهم وتقوية الروابط مع المسؤولين في دولهم لخلق بيئة حاضنة لهم بعد تخرجهم وانخراطهم في ميدان العمل والتعليم والدعوة والإرشاد.

• تمكين الاستفادة من طلبة المنح المتميزين لتفعيل مشاركاتهم في وسائل الإعلام المختلفة بالمملكة من خلال رفع أسماء من لهم رغبة منهم لوزارة الإعلام وكذلك بعض المؤسسات الخيرية للاستعانة بهم.

• إعداد التقارير السنوية عن أداء الوحدة وعن جميع أنشطة الرعاية المقدمة ورفعها لسعادة المشرف العام على إدارة المنح.

   

• وحدة الاتصالات الإدارية:

  التعريف بالوحدة:

  هي وحدة تختص بشؤون الاتصالات الإدارية ومتابعة شؤون الوارد والصادر لكافة المعاملات الواردة والصادرة وفهرسة وحفظ السجلات وكافة التعميمات الواردة من وزارة التعليم والمعاملات الداخلية والخارجية.

  أهداف الوحدة:

• تنظيم الصادر والوارد للمعاملات والتعميمات الإدارية من وإلى إدارة المنح الخارجية.

• فهرسة وحفظ وتوثيق كافة المعاملات الإدارية لإدارة المنح الخارجية.

       مهام الوحدة:

• استقبال المعاملات والتعميمات الورقية والإلكترونية الواردة إلى إدارة المنح وعرضها على سعادة المشرف العام على إدارة المنح للاطلاع عليها.

• إرسال الخطابات الإدارية الصادرة عن المشرف العام على إدارة المنح الخارجية للجهات المعنية وتصديرها عبر نظام المراسلات الإلكترونية.

• حفظ وتوثيق التعميمات الواردة من وزارة التعليم للرجوع إليها عند صناعة أو اتخاذ قرارات عملاً بما جاء فيها.

• أرشفة كافة المعاملات الواردة لإدارة المنح والصادرة منها وحفظها في ملفات خاصة حسب تاريخ ورودها وتصديرها.

• نشر الأخبار والإعلانات عن أنشطة إدارة المنح الخارجية في كافة الوسائل الإعلامية.

• إعداد وإنتاج مواد إعلامية خاصة بدعم رسالة إدارة المنح الخارجية بالجامعة.

• ما يسند إليها من مهام أخرى.