اللوائح العامة المنظمة لعمل الجمعيات العلمية

الأنظمة واللوائح والقواعد المنظمة التي تخضع لها الجمعيات العلمية

القواعد المنظمة للجمعيات العلمية في الجامعات السعودية الصادرة بقرار مجلس التعليم العالي

رقم (10 / 15 / 1420) بتاريخ1/2/1420هـ المتوج بموافقة خادم الحرمين الشريفين – رئيس مجلس الوزراء ورئيس مجلس التعليم العالي بالتوجيه الكريم رقم 284 /م وتاريخ 16 / 3 / 1421 هـ

والذي نص في الفقرة (الخامسة) من المادة (الخامسة عشرة) من نظام مجلس التعليم العالي والجامعات بأن من اختصاصات مجلس التعليم العالي إقرار القواعد الخاصة بإنشاء الجمعيات العلمية.

وحيث إن إقرار اللائحة الموحدة للجمعيات العلمية في الجامعات سوف يؤدي إلى تنظيم أنشطة وأعمال

الجمعيات العلمية في الجامعات.

وبعد الاطلاع على مذكرة الأمانة العامة لمجلس التعليم العالي حول الموضوع وعلى نسخة من مشروع اللائحة المشار إليه قرر المجلس ما يلي:

»الموافقة على القواعد المنظمة للجمعيات العلمية في الجامعات السعودية وفقًا للصيغة المرفقة بالقرار «

المادة الأولى:

يجوز للجامعات السعودية إنشاء جمعيات علمية تعمل تحت أشرافها المباشر , وتمارس نشاطاتها العامة

في تطور المعارف النظرية والتطبيقية، وتقديم الاستشارات والدراسات العلمية والتطبيقية للقطاعات العامة والخاصة، وفق الأحكام التي تتضمنها هذه القواعد.

المادة الثانية: أهداف الجمعيات العلمية:

تهدف الجمعيات العلمية إلى ما يلي:

1.     1    تنمية الفكر العلمي في مجال التخصص والعمل على تطويره وتنشيطه.
2.   تحقيق التواصل العلمي لأعضاء الجمعية.
3.   تقديم المشورة العلمية في مجال التخصص.
4.   تطوير الأداء العلمي والمهني لأعضاء الجمعية.
5.   تيسير تبادل الإنتاج العلمي، والأفكار العلمية في مجال اهتمامات الجمعية بين الهيئات والمؤسسات المعنية داخل المملكة وخارجها.

المادة الثالثة: نشاط الجمعيات العلمية:

للجمعيات العلمية في سبيل تحقيق الأهداف المنصوص عليها في المادة الثانية ما يلي:

1. تشجيع أجراء البحوث والاستشارات العلمية.
2. تأليف وترجمة الكتب العلمية في مجال اهتمامها وما يتصل بها من مجالات أخرى.
3. أجراء الدراسات العلمية لتطور جوانب الممارسة التطبيقية.
4. عقد الندوات والحلقات الدراسية والدورات التي تتصل بمجالات اهتمامها.
5. إصدار الدراسات والنشرات والدوريات العلمية التي تتصل بمجالات اهتمامها.
6. المشاركة في المعارض المحلية والدولية.
7. دعوة العلماء والمفكرين ذوي العلاقة للمشاركة في نشاطات الجمعية وذلك وفق الإجراءات المنظمة لذلك.
8. تنظيم رحلات علمية لأعضائها وإقامة مسابقات علمية في مجال تخصصها.

 

المادة الرابعة: إجراءات إنشاء الجمعيات العلمية:

1 مراعاة عدم تكرار الجمعية ذات التخصص الواحد سواء في الجامعة أو في جامعات المملكة الأخرى

2. بعد الموافقة على مقترح ألية انشاء الجمعيات العلمية والية ترشيح مجلس ادارتها المصادق علية

من معالي وزير التعليم بالخطاب رقم 28100 وتاريخ 9/3/1442هـ الصادر بقرار رقم 13819 وتاريخ 18/3/1442هـ.

تتبع الإجراءات التالية لإنشاء الجمعيات العلمية بجامعة الطائف:

- يبدا الطلب بإنشاء جمعية علمية من مجلس القسم من خلال لجنة تأسيسية مكونه من خمسة أعضاء، ثم يرفع الطلب لمجلس الكلية المختص لاعتماده على ان تلتزم الكلية المنشأة بتوفير مقر وسكرتير للجمعية المراد انشائها.

- تستقبل إدارة الجمعيات مقترحات انشاء الجمعيات العلمية من الكليات لمراجعتها والتأكد من استيفائها لجميع المتطلبات.

          -احالة المقترح للمجلس العلمي للموافقة علية والتوصية لمجلس الجامعة لاعتماده وإصدار قرار اداري بذلك.

- في حالة قبول المقترح يتم التوصية بإنشاء الجمعية واجراء انتخابات سرية لاختيار رئيس للجمعية بين الخمسة الأعضاء المرشحين.

             - تعد إدارة الجمعيات العلمية هي المراجع الإداري للجمعيات العلمية بالجامعة.

المادة الخامسة: العضوية وشروطها وإجراءاتها:

تكون العضوية على ثلاث أنواع:

1- عضوية عاملة: ويشترط لها:

ا) أن يكون طالب العضوية حاصلاً على درجة علمية أو ما يعادلها في مجال تخصص الجمعية.

ب) أن يدفع الاشتراكات السنوية.

ج) ما يراه مجلس الإدارة من شروط.

د) أن يصدر بقبوله قرار من مجلس الإدارة.

2- عضوية شرفية: تمنح بقرار من الجمعية العمومية لمن أسهم في تطوير مجالات اهتمام الجمعية،

أو قدم خدمات مالية أو معنوية، ويعفى عضو الشرف من شرط سداد الاشتراك، ويجوز له حضور

جلسات الجمعية العمومية ولجانها المختلفة والاشتراك في المناقشات.

3- عضوية انتساب: يتمتع بها:

ا) الطلاب الجامعيون في مجال تخصص الجمعية.

ب) العاملون والمهتمون في مجال الجمعية ممن لا يتوافر فيهم شرط المؤهل العلمي المحدد للعضوية   العامة. ويعفى العضو المنتسب من 50 % من قيمة الاشتراك السنوي، ويجوز له حضور جلسات   الجمعية العمومية ولجانها المختلفة والاشتراك في المناقشات دون أن يكون له حق التصويت.

المادة السادسة: إنهاء العضوية:

تنتهي العضوية في الجمعية في الحالات التالية:

1. انسحاب العضو أو وفاته.
2. إذا لم يسدد الاشتراك السنوي بعد مضي سنة من استحقاقه.
3. إذا فقد شرطا من شروط العضوية.
4. إذا قام بأي عمل أو نشاط يترتب عليه إلحاق ضرر بالجمعية ماديا كان أم أدبيا، ولا تسقط العضوية في هذه الحالة إلا بموافقة مجلس إدارة الجمعية.

المادة السابعة: إعادة العضوية:

يجوز بقرار من مجلس الإدارة إعادة العضوية إلى العضو الذي فقدها على طلبه إذا زالت أسباب إسقاط

العضوية السابقة.

المادة الثامنة: الجمعية العمومية:

تكوين الجمعية العمومية واجتماعاتها:

تتكون الجمعية العمومية من الأعضاء العاملين. وتعقد اجتماعا عاديا مرة كل عام بدعوة من رئيس مجلس الإدارة ولا يكون الاجتماع صحيحا إلا بحضور أغلبية الأعضاء، فإذا لم تحضر الأغلبية جاز عقد اجتماع آخر بعد أسبوعين ويعتبر هذا الاجتماع صحيحا بمن حضر. ويجوز بناءً على طلب من مجلس الإدارة

أو خمس أعضاء الجمعية العمومية عقد اجتماع غير عادي إذا اقتضت الضرورة.

المادة التاسعة: اختصاصات الجمعية العمومية:

تسعى الجمعية العمومية إلى تحقيق أهداف الجمعية ولها على وجه الخصوص ما يأتي:

1. إصدار القواعد المنظمة لسير العمل الداخلي في الجمعية.
2. إقرار الميزانية السنوية للجمعية والموافقة على حسابها الختامي كل سنة.
3. اعتماد التقرير السنوي للجمعية.
4. اختيار أعضاء مجلس الإدارة.
5. إقرار خطة العمل التي يقدمها مجلس الإدارة.
6. اقتراح إنشاء فروع للجمعية بناءً على توصية مجلس الإدارة.
7. تعيين مراجع خارجي لحسابات الجمعية وتحديد أتعابه.
8. اقتراح نقل مقر الجمعية من جامعة إلى أخرى.
9. اقتراح حل الجمعية.

المادة العاشرة: رئيس شرف الجمعية: للجمعية العمومية، بناءً على اقتراح مجلس الإدارة، ترشيح رئيس شرف للجمعية العلمية من بين الشخصيات المعروفة باهتمامها بمجالات عمل الجمعية لفترة واحدة مدتها ثلاث سنوات وذلك بقرار من مجلس الجامعة، وله رئاسة ما يحضره من جلسات.

المادة الحادية عشرة: موارد الجمعية وميزانيتها:

أولاً: تعتمد بصفة أساسية على مواردها الذاتية وهي:

1. حصيلة الاشتراكات السنوية للأعضاء.
2. حصيلة ما تبيعه الجمعية من مطبوعات، ونشرات دورية، وما تقدمه من خدمات في حدود أهدافها.
3. إيرادات ما تعقده من دورات وبرامج.
4. الهبات والتبرعات والمنح التي تقدمها الجامعات أو الهيئات والأفراد.

ثانيا: ميزانية الجمعية والحسابات الختامية.

1. تبدأ السنة المالية للجمعية وتنتهي مع السنة المالية للجامعة.
2. تعد الحسابات الختامية وفقا للقواعد والأعراف المهنية.

المادة الثانية عشرة: تكوين مجلس الإدارة:

1.يتكون مجلس الإدارة من عدد من الأعضاء العاملين لا يزيد على تسعة تختارهم الجمعية العمومية

بالاقتراح السري من بين أعضائها العاملين، على أن يكون ثلثهم على الأقل من منسوبي الجامعة التي

أنشأتها الجمعية.

2. مدة عضوية المجلس ثلاث سنوات قابلة لتجديد مرة واحدة.

3- إذا تغيب أحد أعضاء مجلس الإدارة عن اجتماعات المجلس ثلاث مرات متتالية، دون عذر مقبول

جاز لمجلس الإدارة اعتباره مستقيلا.

4- عند شغور عضوية أحد أعضاء مجلس الإدارة المختارين من الجمعية العمومية لسبب من الأسباب

يختار المجلس عضواً بديلاً، وتشترط موافقة الجمعية العمومية على ذلك في أول اجتماع لها.

5- يختار مجلس الإدارة بالاقتراع السري من بين أعضائه رئيسا له لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد

مرة واحدة على أن يكون من منسوبي الجامعة التي تتبعها الجمعية، كما يختار المجلس من بين أعضائه نائبا وأمينا للمجلس ومديرا ماليا.

6- يعتبر رئيس مجلس الإدارة ممثلاً للجمعية أمام الغير وينوب عنها في الاتصال بالجهات الرسمية

وغير الرسمية في المملكة وخارجها وفق الإجراءات النظامية المقررة وله رئاسة الجمعية العمومية.

المادة الثالثة عشرة: اجتماع مجلس الإدارة:

يعقد مجلس الإدارة اجتماعا عاديا كل ثلاثة أشهر، ولا يكون اجتماعه صحيحاً إلا بحضور أغلبية

أعضائه، ويجوز له عقد اجتماعات غير عادية كلما طلب ذلك أكثر من نصف أعضائه أو طلب عدد خمس أعضاء للجمعية العمومية أو رئيس مجلس الإدارة، وفي هذه الحالة يقتصر الاجتماع على بحث

الموضوعات التي عقد المجلس من اجلها. وتصدر قرارات مجلس الإدارة بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يكون صوت رئيس المجلس مرجحاً.

المادة الرابعة عشرة: اختصاصات مجلس الإدارة:

يختص مجلس الإدارة بما يلي:

1. اقتراح ميزانية الجمعية.
2. اعداد جدول أعمال الجمعية العمومية.
3.  اقتراح السياسة العام للجمعية في إطار الأهداف الواردة في هذه القواعد، وعرضها على الجمعيةالعمومية لإقرارها.
4. اقتراح القواعد الداخلية للجمعية وتنظيم عملها.
5. تكوين اللجان والمجموعات المتخصصة لأداء مهام الجمعية ونشاطها.
6. اعداد التقرير السنوي لنشاط الجمعية ورفعه إلى المجلس المختصة في الجامعة بعد اعتمادهمن الجمعية العمومية.
7.  تحديد الاشتراكات السنوية للأعضاء.
8. التكليف بأعداد الدراسات والأبحاث.
9. الموافقة على عقد الندوات والدورات والحلقات الدراسية وفق الأنظمة المتعلقة بذلك والتي تتبعهاالجامعات.
10. قبول الهبات والتبرعات والمنح والمعونات.

المادة الخامسة عشرة: أحكام عامة:

1. ترتبط الجمعية في أنشطتها برئيس الجامعة التي أنشئت فيها أو من يفوضه.
2. تضع الجمعية قواعدها التنفيذية بما لا يتعارض مع مواد هذه القواعد ويتم إقرارها من قبل مجلسالجامعة التي أنشئت فيها.
3. يعتمد محضر الجمعية العمومية ومجلس الإدارة من قبل رئيس الجامعة التي تتبعها أو من يفوضه.
4. في حالة الاختلاف بين رئيس الجامعة والجمعية العمومية أو مجلس الإدارة يرفع الموضوعإلى مجلس الجامعة ويكون قراره في ذلك نهائياً.
5. إذا حلت الجمعية العلمية (لأي سبب) تؤول ممتلكاتها إلى الجامعة التي أنشأتها.
6. إذا تم نقل الجمعية من جامعة إلى أخرى تنتقل جميع ممتلكاتها ووثائقها إلى الجامعة الجديدة.
7. لمجلس التعليم العالي حق تفسير هذه القواعد.
8. يعمل بهذه القواعد من تاريخ الموافقة عليها.
9. تطبق بهذه أحكام هذه القواعد على الجمعيات القائمة حالياً.
10. تلغي هذه القواعد ما يتعارض معها.

ماهي آلية الإدارة والإشراف والرقابة على الجمعيات العلمية في الجامعة؟

تضع إدارة الجمعيات العلمية في جامعة الطائف الأنظمة والتشريعات التي تنظم عملية الاشراف

والرقابة على الجمعيات العلمية في الجامعة وتسهل أعمالها وتستند في ذلك على:

القواعد المنظمة للجمعيات العلمية في الجامعات السعودية.

القواعد الداخلية بالجمعيات العلمية المصادر عليها من مجلس الجامعة.

معايير الرقابة وتقييم كفاءة الأداء في الجمعيات العلمية بالجامعة بإشراف اللجنة الدائمة للجمعيات العلمية بجامعة الطائف.

معايير وضوابط الصرف على الجمعيات العلمية بالجامعة.

القواعد الداخلية المنظمة لهيئات تحرير المجلات بالجامعة.

مبادئ والاليات الرقابة

أولاً: مبادئ إدارة الجمعيات:

أ-التكاملية:

تكامل الرقابة وأساليبها من الأنظمة واللوائح التنظيمية والخطط الاستراتيجية والتنفيذية في الجمعيات.

ب- الوضوح والبساطة:

سهولة نظام الرقابة وبساطته حتى يصبح سهل الفهم للعاملين والمنفذين ويسهم في التطبيق الناجح

والوصول على النتائج المناسبة.

ج -سرعة كشف الانحرافات والابلاغ عن الأخطاء:

أن نظام الرقابة وفاعليته في الجمعيات هو لكشف الأخطاء والتبليغ عنها بسرعة وتحديد أسبابها

ومعالجتها وتصحيحها.

د – الجودة:

تطبيق معايير الجودة وتزويد الجمعيات العلمية بتغذية راجعة تساهم في تحسين والتطوير مخرجاتها.

ثانياً: الرقابة:

أ-بالتقارير الإدارية الإلكترونية: منها

التقارير الدورية: هي تقارير تعد بصفة: يومية، أسبوعية، أو شهرية أو فصلية أو بعد انتهاء مرحلة معينة من مشروع، أو بعد انتهاء مشروع وتكون هذه من العاملين لمدراءهم.

تقارير سير الأعمال: وتكون من المدراء إلى الإدارة العليا وتتضمن أنشطة الإدارات والإنجازاتالمتعدد.

التقارير المالية:

تقدم الجمعيات العلمية تقرير مالي شامل لإدارة الجمعيات العلمية في نهاية كل دورة.

ب-التقارير الخاصة: منها.

• تقارير الاحصائيات والرسوم البيانية.
• متابعة ملف الشكاوى والتنظيمات -
• مراقبة السجلات والمراقبة الداخلية.
• مراقبة السير وفق معايير نظام الجودة.
• تقييم ومراجعة المشاريع وتقديم التغذية الراجعة.

ماهي التحديات والصعوبات التي تواجهها الجمعيات العلمية؟

هناك بعض المعوقات الإدارية والفنية والمالية التي تواجهها الجمعيات العلمية من أبرزها.

1. غياب الوعي المجتمعي بأهمية ودور وتطوير الجمعيات العلمية.
2. غياب المرجعية وندرة الدراسات المحلية والعالمية في مجال إدارة وتطوير الجمعيات العلمية.
3. ضعف استقلالية وانفتاح الجمعيات العلمية على المجتمع همشها دورها الريادي.
4. قلة التعاون والتكامل بين الجمعيات العلمية محليا وعالميا.
5. شح الدعم المادي من أبرز المهددات والصعوبات التي تواجهها الجمعيات العلمية.
6. عدم وضوح اليات التمويل وتخصيص موازنات مستقله للجمعيات
7. بطء الإجراءات الخاصة بإنشاء الجمعيات العلمية واعتمادها.