ما قبل الابتعاث
لابد من استيفاء كافة الشروط المنصوص عليها في المادة الخامسة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات، وكذلك ما جاء في قرارات اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وهي كما يلي :
أولاً: فتح ملف لدى إدارة الابتعاث والتدريب
كخطوة أولى تسبق جميع إجراءات الابتعاث، على المرشح للابتعاث أن يقوم بتزويد إدارة الابتعاث بنموذج فتح ملف بعد تعبئته مرفقاً معه صورة واضحة لبطاقة الأحوال المدنية (الهوية الوطنية)، يفضل أن يقوم المرشح للابتعاث بهذه الخطوة مبكرا قبل بدء البعثة بفترة لا تقل عن ستة أشهر.
ثانياً: طلب ضمان مالي للحصول على قبول
يمكن للمرشح للابتعاث أن يطلب من إدارة الابتعاث تزويده بخطاب ضمان مالي حتى يتسنى له إعداد متطلبات القبول ومراسلة الجامعات والمؤسسات التعليمية، حيث أن الجامعات في الخارج عادة ما تطلب من المتقدمين للالتحاق بها توضيح كيفية دفعهم الرسوم الدراسية وتكاليف المعيشة والسكن. ينبغي على المرشح للابتعاث عند بحثه عن قبول التأكد من أن المؤسسة التعليمية التي ينوي الالتحاق بها ضمن المؤسسات التعليمية المعتمدة من قبل وزارة التعليم وموصى بالدراسة بها، وينبغي كذلك التأكد بعد الحصول على قبول لأنه ربما تم إيقاف الابتعاث إليها أثناء اجراءات القبول.
ثالثاً: تقديم طلب الابتعاث
إذا تأكد المرشح للابتعاث من استيفاء كافة الشروط فإنه بعد ذلك يقدم طلبه إلى رئيسه المباشر (رئيس القسم) مرفقا جميع المستندات المطلوبة:
رابعاً: عرض طلب الابتعاث على المجالس المعنية
خامساً: اخلاء الطرف وأمر الاركاب
بعد صدور قرار مجلس الجامعة واخطار المرشح للابتعاث بالموافقة على طلبه فإن عليه ما يلي: