الوحدات والتوصيف الوظيفي

يتكون الهيكل التنظيمي الحالي لإدارة الابتعاث والتدريب من أربع وحدات هي وحدة شؤون المبتعثين، وحدة الشؤون الإدارية والمالية، وحدة التوثيق والأرشفة، وحدة شؤون الموظفين ووحدة المتابعة بشطر الطالبات، بالإضافة إلى سكرتارية اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.

وحدة شؤون المبتعثين

تعد الوحدة الرئيسة في إدارة الابتعاث وهي المسؤولة عن دراسة معاملات المرشحين للابتعاث والمبتعثين منذ مرحلة ما قبل ابتعاث المرشح وحتى انهائه البعثة. تتكون هذه الوحدة من ثلاثة أقسام، كل قسم فيها مسؤول عن معاملات مرحلة معينة، تعمل هذه الأقسام بالتوازي وهي على النحو التالي:

1. قسم معاملات ما قبل الابتعاث

• دراسة معاملات المرشحين للابتعاث وتصويرها والتأكد من جاهزيتها للعرض على اللجنة.
  • إعداد الضمانات المالية للمبتعثين
  • فتح ملف مرشح للابتعاث

2. قسم معاملات المبتعثين أثناء الدراسة في مقر الابتعاث

• دراسة طلبات المبتعثين وتصويرها والتأكد من جاهزيتها للعرض على اللجنة:
  • تمديد البعثة
  • ترقية البعثة
  • تغيير الجامعة او التخصص
  • البدلات
  • القيام برحلة علمية

3. قسم معاملات انهاء الابتعاث

• دراسة طلبات المتخرجين والمتخرجات والذين لم يحصلوا على المؤهل الذي تم ابتعاثهم للحصول عليه.
• إصدار قرارات نهاية البعثة وطلبات تسوية المستحقات

وحدة الشؤون الإدارية والمالية  

تعمل هذه الوحدة كحلقة وصل بين إدارة الابتعاث وكل الكيانات ذات العلاقة بإدارة الابتعاث (كليات جامعة الطائف وإداراتها، الملحقيات الثقافية في الخارج، والجامعات السعودية التي يلتحق بها مبتعثو جامعة الطائف)، تشمل هذه الوحدة قسمين، أحدهما يهتم بالاتصالات الإدارية من متابعة معاملات الصادر والوارد وحفظ صور الوارد وبيانات الاستلام، الخ. كما تهتم بتنظيم جميع شؤون الموظفين والإشراف على سجلات الحضور والانصراف ومتابعة الإجراءات الإدارية أما القسم الآخر فيهتم بمتابعة الفاكس والبريد الالكتروني وكذلك التواصل مع مراجعي الإدارة من منسوبي الجامعة.

1. قسم الاتصالات الإدارية
   • إعداد جميع الخطابات والمراسلات الداخلية والخارجية.
   • متابعة الصادر والوارد عبر نظام المراسلات.
   • حفظ صور الوارد وبيانات الاستلام.
   • تأمين احتياجات إدارة الابتعاث من خلال التواصل مع إدارة المستودعات.
2. قسم المتابعة والاتصالات الإلكترونية
   • استلام وإرسال الفاكسات إلى الملحقيات (خطابات + قرارات).
   • التواصل مع الملحقيات.
   • متابعة الطلبات الواردة على بوابة سفير.
   • استقبال استفسارات المبتعثين والمراجعين والرد عليها عبر البريد الإلكتروني.

وحدة التوثيق والأرشفة

تهتم هذه الوحدة بتوثيق وأرشفة ملفات جميع المبتعثين ورقيا والكترونيا، كما تقوم بتحديثها من وقت لآخر وإصدار التقارير الإحصائية.

• حفظ وتنظيم ملفات المبتعثين ورقيا.
• تحديث الأرشيف الالكتروني وإدخال البيانات ومطابقتها بما في الملفات.
• إصدار التقارير الإحصائية وتلك الخاصة بالمبتعثين.

سكرتارية اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب

تختص هذه الوحدة بتنسيق وتنظيم كل ما يتعلق بأعمال اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب بداية من إعداد وتجهيز المواضيع الخاصة بالمرشحين للابتعاث والمبتعثين والتي سيتم عرضها على اللجنة وحتى إصدار القرارات التنفيذية.

• إعداد مذكرات العرض على اللجنة.
• تجهيز جدول أعمال اللجنة
• إعداد محضر اللجنة.
• إعداد خطابات أمانة المجلس.
• إصدار القرارات التنفيذية للابتعاث.

وحدة المتابعة (شطر الطالبات)

تعمل هذه الوحدة جنبا إلى جنب مع وحدات إدارة الابتعاث الأخرى وتعد حلقة الاتصال بين منسوبات الجامعة وإدارة الابتعاث.

• متابعة معاملات المبتعثات داخليا وخارجيا
• استقبال طلبات المبتعثات وتوفير الدعم والمعلومات التوجيهية عبر موقع الجامعة والبريد الالكتروني.
• استقبال استفسارات منسوبات الجامعة بخصوص الابتعاث والتدريب.
• عقد لقاءات تعريفية للمرشحات للابتعاث.