الوحدات والتوصيف الوظيفي
وحدة القبول
يتركز عمل وحدة القبول في تنظيم عملية التقديم والقبول للمتقدمات لبرامج الدراسات العليا. وتعمل الوحدة على استقبال الطلبات المقدمة للبرامج الاعتيادية والتنفيذية والمساهمة في تنظيم الامتحانات التحريرية وتنظيم إجراء المقابلات الشخصية.
- استقبال المراجع ومعرفة احتياجاته.
- تفعيل نموذج مراجعة طالب / نموذج مراجعة منسق في حال الحاجة لتدوين الطلب.
- إرشاد الطالب إلى الموقع الإلكتروني وإلى البريد الإلكتروني في حال الحاجة لمزيد من الاستفسارات.
- أي إجراء تنظيمي يتطلب التعاون لحله حسب مصلحة العمل.
- تنظيم مشاركة كافة الوحدات في عقد لقاءات تعريفية لطلاب الدراسات العليا واستقبال الطلاب الجدد وتجهيز النشرات والمطبوعات.
مهام الوحدة:
- توفير المعلومات لطالبي الالتحاق بالدراسات العليا بالجامعة.
- توفير الدعم والرفع بالمشاكل الخاصة بالقبول لطالبي الالتحاق بالدراسات العليا.
- الإعلان عن كل ما يتعلق بالقبول في الأماكن المناسبة.
- إعداد خطابات الكليات فيما يتعلق بالاجتماعات الخاصة بتنظيم القبول.
- إعداد خطابات الكليات فيما يتعلق بالمراقبات الخاصة باختبار التخصص للماجستير.
- إعداد خطابات توفير المبنى و الأمن الجامعي في أيام اختبارات التخصص.
- إعداد خطابات توفير أماكن استقبال المراجعات في أيام مطابقة البرامج العادية والتنفيذية.
- إعداد تقرير سنوي عن إنجازات الوحدة.
وحدة الشؤون الأكاديمية
من الوحدات الرئيسة في العمادة حيث تعمل على تسهيل وتنفيذ جميع الإجراءات الأكاديمية للطالب والتي تتضمن تسجيل المقررات الدراسية وعمليات الحذف والتأجيل والاعتذار وكذلك معالجة المشكلات الطلابية واتخاذ القرارات المناسبة لها حسب اللائحة الموحدة للدراسات العليا. تعمل على التنسيق مع الأقسام الأكاديمية بالكليات، وكذلك متابعة إدخال الجداول الدراسية على النظام الأكاديمي، ومتابعتها أثناء فترة تسجيل المقررات وحل المشكلات المتعلقة بها بما يضمن معايير معينة من ناحية الزمن الأقصى لانتهاء المحاضرات والقاعات المحددة.
مهام الوحدة:
- متابعة العمليات الأكاديمية مثل إلغاء وإعادة القيد والتمديد والفرص الاستثنائية والإشراف على تطبيق الأحكام بشأن الإشراف
- إصدار التقارير المفصلة عن الوضع الدراسي.
- عقد لقاءات تعريفية لطلاب الدراسات العليا واستقبال الطلاب الجدد وتجهيز النشرات والمطبوعات.
- حصر مشكلات الطالب واقتراح الحلول المناسبة لها وتحديد احتياجاتهم التدريبية.
- التجهيز لقاعدة بيانات الطالب وبياناتهم كاملة ومعلومات التواصل وغيرها.
- تجهيز قائمة بأسماء الخريجات لكل فصل دراسي.
- تدقيق الجداول الدراسية على النظام الأكاديمي.
- التأكد من تناسب أعداد الطلاب والطالبات مع عدد الشعب المطروحة.
- التأكد من تسكين المحاضرات ضمن الزمن المسموح به
- التأكد من تسكين المحاضرات ضمن القاعات والمعامل المسموح بها.
- إعداد تقرير فصلي عن الجداول الدراسية
وحدة الشؤون المالية
تشرف وحدة الشؤون المالية على متابعة جميع الأمور المالية لطالب الدراسات العليا.
مهام الوحدة:
- متابعة مشاكل مكافئات الطالب إن وجدت وإعداد خطابات للرفع بها.
- إعداد خطابات نماذج الصرف لبدل الكتب والمراجع وبدل طباعة رسائل الماجستير والدكتوراه وفق القواعد المنظمة أدناه قبل الرفع بها لعميد الدراسات العليا.
- إعداد تقرير سنوي عن إنجازات الوحدة.
القواعد المنظمة:
- مرفقات خطاب المكافاة: تعريف طالب من النظام (تعطى صلاحية)
- مرفقات خطاب بدل الكتب والمراجع:
- صورة قرار التعيين إذا كان معيد/محاضر/ إداري بالجامعة
- تعريف طالب من النظام
- التأكيد على الطالب بأنه يستحق البدل مرتين فقط في الماجستير و ثلاث مرات في الدكتوراه
- مرفقات خطاب بدل الرسالة:
- صورة من وثيقة التخرج
- صورة من السجل الأكاديمي
- يعد خطاب باسم كل طالب على أن يحتوي العنوان على : اسم الطالب + اسم البدل
وحدة التخريج
تشرف على مراجعة وتوثيق إنهاء متطلبات الحصول على الدرجة العلمية لطالب الدراسات العليا، وإعداد مذكرة بأسمائهم. وتعمل الوحدة بشكل متكامل مع وحدة الشؤون الطلابية لتخريج الطلاب وإنهاء صرف جميع مستحقاتهم.
مهام الوحدة:
- متابعة إجراءات التخريج والتأكد من إكمال الطالب لجميع المتطلبات الموضحة في الأنفوجرافيك.
- تجهيز قائمة بأسماء الخريجين لكل فصل دراسي.
- إعداد قاعدة بيانات بأسماء الخريجين الحاليين والقدامى تحتوي على بيانات التواصل كالإلكتروني ووسائل الاتصال الأخرى.
- استلام نسخة من الرسائل العلمية وذلك قبل ختم إخلاء الطرف، وتسليمها إلى وحدة سير المناقشات العلمية لإكمال اللازم.
- ختم وأرشفة صور نماذج إخلاء الطرف للخريج.
- تسليم وثائق للخريج.
- إعداد تقرير سنوي عن إنجازات الوحدة.
وحدة سير المناقشات العلمية
من الوحدات الرئيسة في العمادة حيث تعمل على الإشراف على سير المناقشات العلمية.
مهام الوحدة:
- حصر مشكلات المناقشات العلمية واقتراح الحلول المناسبة لها وتحديد احتياجات المناقشات العلمية.
- إعداد جدول خاص بالمناقشات العلمية.
- استلام قرارات المناقشات عبر منظومة المراسلات وأرشفتها ورقيا وإلكترونيا.
- التبليغ عبر البريد الإلكتروني للأقسام المعنية بالمناقشة (عبر بريد رسمي للوحدة)
- التجهيز لقاعدة بيانات المناقشات العلمية وبيانات الطالب واللجنة كاملة ومعلومات التواصل.
- التجهيز لقاعدة بيانات عناوين الرسائل وملخصاتها وأرشفتها في غرفة المناقشات.
- الإشراف التام على سير مناقشة الرسائل العلمية.
- التنسيق لطلب تحديد موعد مناقشة أو طلب تعديل موعد من خلال الجدول المشترك بشطري الطلاب والطالبات وإعداد الخطابات اللازمة لذلك.
- إعداد تقرير فصلي عن إنجازات الوحدة.
وحدة الاتصالات الإدارية
تعمل بشكل مساند لجميع وحدات العمادة من خلال مراسلات الاتصالات الإدارية حيث تتابع الوحدة استلام المعاملات وتصديرها إلى الجهات المناسبة، والإشراف على الأمور المتعلقة بأرشيف العمادة.
مهام الوحدة:
- كتابة خطابات إفادة الطالب.
- كتابة خطابات مشهد الحضور للطالب في المناقشات العلمية.
- كتابة خطابات مشهد الحضور للمتقدم لاختبار التخصص أو اختبار الماجستير.
- أرشفة كل معاملة إلكترونيا عبر النظام ونسخة أخرى (ملونة) على جهاز الكمبيوتر.
- كتابة تقارير العمادة المتعلقة بالقبول أو اللجان.
- إعداد محاضر اجتماعات العمادة.
- اعداد خطابات التكليف / إنهاء التكليف الداخلية.
- تنظيم أعمال الاتصالات الإدارية بالعمادة والتنسيق لتسليمها أسبوعيا أو حسب الحاجة مع المراسل الخاص بالعمادة.
- متابعة معاملات الصادر والوارد العاجلة.
- متابعة حفظ صور الوارد وبيانات الاستلام.
- تأمين احتياجات العمادة من خلال إدارة المستودعات بالمقر.
وحدة التوثيق والأرشفة
تعمل على توثيق وأرشفة جميع ملفات طلاب وطالبات الدراسات العليا بداية من قبولهم والبدء في الدراسة وحتى تخرجهم، وتصنيف الملفات حسب حالة الطالب.
مهام الوحدة:
- إعداد ملف خاص بالنماذج ورقي وإلكتروني.
- التنسيق لاستلام ملفات الطلاب المقبولين بالدراسات العليا من وحدة القبول بالعمادة.
- حفظ وأرشفة ملفات الطلاب وتنظيمها وتصنيفها.
- الجرد الدوري.
وحدة شؤون الموظفين
تعمل لتنسيق جميع شؤون الموظفين والموظفات، ومتابعة الإجراءات الإدارية المتعلقة بشؤون الموظفين، والإشراف على الأمور المتعلقة بالإجازات وتوقيع الحضور والانصراف.
مهام الوحدة:
- تبليغ عن مباشرة موظف العمادة وعن تركه العمل.
- كتابة خطابات الإجازات والتقارير الطبية للموظف.
- الإشراف على سجلات الحضور والغياب للموظف.
وحدة التطوير والتدريب والتقويم
تقوم الوحدة بإجراء الدراسات والبحوث ذات الطابع التقويمي لتطوير الدراسات العليا وتحسين مستوياتها، والإسهام في عمليات التقويم التي تجريها العمادة.
مهام الوحدة:
- الإشراف على البرامج التدريبية اللازمة لرفع أداء لمنسوبي العمادة
- الإشراف على البرامج التدريبية لطالبات الدراسات العليا وأعضاء هيئة التدريس.
- تقويم البرامج التدريبية التي أنجزت.
- طباعة شهادات الحضور وتوفير تجهيزات قاعة التدريب.
- إعداد تقرير سنوي عن إنجازات الوحدة.
وحدة الجودة
تعمل على تطبيق أنظمة الجودة في جميع أنشطة العمادة وبما يحقق رؤيتها ورسالتها وأهدافها، وكذلك تطوير الهيكل التنظيمي للعمادة في ضوء توجهات العمادة الاستراتيجية وأنشطتها التطويرية، وكذلك المشاركة في تنفيذ المشروعات التطويرية بالعمادة، وتقييم الأداء، وتقديم الدعم والمساندة لجميع وحدات العمادة لحل مشكلاتها، وأيضاً إعداد التقارير الدورية عن أنشطة العمادة المختلفة، والإشراف على عمل الإصدارات والأدلة التي تخص العمادة.
مهام الوحدة:
- إعداد وضبط نماذج الإجراءات وتحديثها على موقع العمادة بصفة مستمرة.
- إعداد سياسة الجودة في ضوء اتجاهات عمادة الدراسات العليا للجودة وأولوياتها، والعمل على نشرها بين منسوبي العمادة والمستفيدين والشركاء.
- تطوير الهيكل التنظيمي للعمادة في ضوء توجهات العمادة الاستراتيجية وأنشطتها التطويرية.
- متابعة تنفيذ أهداف الجودة بالعمادة.
- إعداد وتنفيذ برنامج التدقيق الداخلي على وحدات العمادة.
- قياس رضا المستفيدين والشركاء عن أداء العمادة.
- التوصيف الدقيق للوظائف الإدارية والمهام المرتبطة بها.
- تنفيذ نشاطات جوائز الإبداع والتميز في الأداء الوظيفي في العمادة ومتابعتها.
- إعداد ومراجعة جميع الأدلة للبرامج الدراسية.
- إعداد ومراجعة جميع الكتيبات الإرشادية للطلاب وأعضاء هيئة التدريس بالدراسات العليا.
- مراجعة وتنسيق جميع الأدلة واللوائح الخاصة بالدراسات العليا قبل طباعتها.
- إعداد التقارير الدورية (فصلية وسنوية) عن طلاب وطالبات الدراسات العليا (السعوديين وطلاب المنح والباحثين) المتقدمين والمقبولين والمسجلين والمنتظمين والخريجين وأيضاً المنسحبين والغير منتظمين.
- إعداد التقارير الدورية (فصلية وسنوية) عن الأنشطة البحثية لطلاب وطالبات الدراسات العليا من خلال التواصل بكليات الجامعة.
- إعداد تقرير شامل لكل وحدة إدارية بالعمادة.
- إعداد التقرير السنوي للعمادة.
وحدة الدعم الفني:
تشرف الوحدة على الأجهزة والمعدات لجميع وحدات العمادة وكذلك تأمين الاتصال بأستوديوهات العمادة.
مهام الوحدة:
- متابعة صيانة الأجهزة والمعدات التابعة لجميع وحدات العمادة.
- تحديد كافة الاحتياجات المتعلقة بتأمين وتشغيل وصيانة الحاسب الآلي وملحقاته بالعمادة.
- الاتصال بأستوديوهات قاعة المناقشات للتأكد من خطوط اتصال الصوت والصورة والعرض والتأكد من تشغيل أجهزة الصورة والصوت وشاشة العرض.
- تحرير الموقع الإلكتروني للعمادة.