ما قبل الابتعاث

شروط ابتعاث المعيدين و المحاضرين إلى الداخل أو الخارج:

لابد من استيفاء كافة الشروط المنصوص عليها في المادة الخامسة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات، وكذلك ما جاء في قرارات اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وهي كما يلي :

- أن يكون سعودي الجنسية.
- أن يكون حاصلاً على قبول من جامعة معترف بها أكاديميا، وموصى بها من قبل وزارة التعليم وغير مغلقة أو متكدسة بالطلاب.
- أن يرافق المبتعثة للخارج محرمٌ لها طيلة مدة ابتعاثها.
- ألا يتجاوز عمر المبتعث (30) عاماً للمعيد و (35) عاماً للمحاضر ولمجلس الجامعة الاستثناء من هذا الشرط.
- أن يتعهد بالعمل في الجامعة بعد عودته مدة تعادل فترة بعثته على الأقل.
 
تتم إجراءات الابتعاث لمن تنطبق عليهم شروط الابتعاث على النحو التالي:
أولاً: فتح ملف لدى إدارة الابتعاث والتدريب

كخطوة أولى تسبق جميع إجراءات الابتعاث، على المرشح للابتعاث أن يقوم بتزويد إدارة الابتعاث بنموذج فتح ملف بعد تعبئته مرفقاً معه صورة واضحة لبطاقة الأحوال المدنية (الهوية الوطنية)، يفضل أن يقوم المرشح للابتعاث بهذه الخطوة مبكرا قبل بدء البعثة بفترة لا تقل عن ستة أشهر. يحتاج المرشح للابتعاث إلى هذه الخطوة عندما يرغب بالابتعاث للمرة الأولى فقط. فمثلا إذا فتح المرشح للابتعاث ملف لدى إدارة الابتعاث والتدريب وتم ابتعاثه فحصل على الماجستير ثم أنهى البعثة وباشر العمل في قسمه، فإنه لا يحتاج إلى فتح ملف مجددا إذا ما رغب بالابتعاث مرة أخرى للحصول على الدكتوراه.

ثانياً: طلب ضمان مالي للحصول على قبول

يمكن للمرشح للابتعاث أن يطلب من إدارة الابتعاث تزويده بخطاب ضمان مالي حتى يتسنى له إعداد متطلبات القبول ومراسلة الجامعات والمؤسسات التعليمية، حيث أن الجامعات في الخارج عادة ما تطلب من المتقدمين للالتحاق بها توضيح كيفية دفعهم الرسوم الدراسية وتكاليف المعيشة والسكن. ينبغي على المرشح للابتعاث عند بحثه عن قبول التأكد من أن المؤسسة التعليمية التي ينوي الالتحاق بها ضمن المؤسسات التعليمية المعتمدة من قبل وزارة التعليم وموصى بالدراسة بها، وينبغي كذلك التأكد بعد الحصول على قبول لأنه ربما تم إيقاف الابتعاث إليها أثناء اجراءات القبول.

ثالثاً: تقديم طلب الابتعاث

إذا تأكد المرشح للابتعاث من استيفاء كافة الشروط فإنه بعد ذلك يقدم طلبه إلى رئيسه المباشر (رئيس القسم) مرفقا جميع المستندات المطلوبة:

- نموذج طلب ابتعاث بعد تعبئته بالكامل.
- صورة خطاب القبول من الجامعة المراد الابتعاث إليها.
- صورة مصدقة من قرار التعيين موضح فيها الرقم والتاريخ.
- صورة من بطاقة الهوية الوطنية أو بطاقة العائلة.
- صورة مصدقة من آخر مؤهل علمي
- نموذج موافقة ولي أمر المبتعثة والتعهد بمرافقتها في مقر البعثة بعد تعبئته.
 
رابعاً: عرض طلب الابتعاث على المجالس المعنية
- العرض على مجلس القسم لاتخاذ التوصية المناسبة.
- العرض على مجلس الكلية لاتخاذ التوصية المناسبة.
- مصادقة معالي مدير الجامعة على محضر الكلية.
- العرض على لجنة الابتعاث والتدريب لاتخاذ التوصية المناسبة.
- العرض على مجلس الجامعة لاتخاذ القرار المناسب.
- تصدير القرار الإداري للابتعاث، قرار الابتعاث (التبليغي)، بعد مصادقة معالي مدير الجامعة.
 
خامساً: اخلاء الطرف وأمر الاركاب

بعد صدور قرار مجلس الجامعة واخطار المرشح للابتعاث بالموافقة على طلبه فإن عليه ما يلي:

- طلب ضمان مالي نهائي من إدارة الابتعاث للحصول على تأشيرة للدخول إلى بلد الابتعاث.
- مراجعة إدارة الابتعاث بعد الحصول على التأشيرة من أجل اصدار قرار الابتعاث (التنفيذي).
- مراجعة الإدارة العامة لشؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين مع صورة من قرار الابتعاث (التنفيذي) لاستلام أمر الإركاب (التذاكر) وكذلك مراجعة الكلية من أجل إخلاء الطرف.